Helmi business

Tietosuojaseloste

Versio: 1.0

Voimaantulo: 21.8.2026

1. Rekisterinpitäjä ja soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Duer Oy käsittelee henkilötietoja Helmi business -palvelussa, tarjouspyyntöjen toimittamisessa yrityksille, tarjouspyyntöjen avaamisessa ja niihin vastaamisessa, avausmaksuissa, palveluviestinnässä, peruutuksissa sekä yrityksille suunnatussa markkinoinnissa.

Rekisterinpitäjä:

Duer Oy, Y-tunnus 3471255-9

Metsänhoitajankatu 4 d 45, 00790 Helsinki

privacy@helmi.ai

Tämä seloste koskee yrityksiä edustavien luonnollisten henkilöiden tietoja. Se ei korvaa Helmi searchin tietosuojaselostetta, joka koskee muun muassa tarjouspyynnön laatineen käyttäjän tiliä ja palvelun käyttöä.

Helmi searchin käyttäjä vastaa itsenäisenä rekisterinpitäjänä tiedoista, joita hän sisällyttää tarjouspyyntöön. Duer käsittelee ja luovuttaa näitä tietoja valituille yrityksille tarjouspyyntöpalvelun toteuttamiseksi.

2. Kenestä käsittelemme tietoja

Voimme käsitellä tietoja:

  • yrityksen yhteyshenkilöstä, jonka julkista yhteydenottokanavaa käytetään tarjouspyyntökutsuun;
  • yrityksen edustajasta, joka avaa tarjouspyynnön tai vastaa siihen;
  • maksajasta ja laskutusyhteyshenkilöstä, joka voi olla eri henkilö kuin yrityksen muu yhteyshenkilö; sekä
  • Helmi business -sivuston ja tarjouslinkin kävijästä.

Palvelu ei edellytä yritystiliä. Helmi searchin käyttäjän tietoja käsitellään tässä palvelussa vain siltä osin kuin niitä sisältyy tarjouspyyntöön tai ne luovutetaan yritykselle keskustelun jatkamista varten.

3. Henkilötietojen lähteet

Saamme tietoja seuraavista lähteistä:

  • julkiset lähteet, kuten yrityksen verkkosivusto, julkiset yritysrekisterit ja hakupalvelut, joista löydämme yrityksen julkisen yhteydenottokanavan tarjouspyynnön toimittamista varten;
  • Helmi searchin käyttäjä, joka laatii tarjouspyynnön ja päättää, mille yrityksille se toimitetaan;
  • yritys ja sen edustaja, jotka antavat tarjousvastaukset, maksua ja laskutusta koskevat tiedot, uuden yhteystiedon sekä peruutus- ja kieltovalinnat; ja
  • palvelun tekninen käyttö ja viestien toimitus, joista muodostuu esimerkiksi loki-, avaus-, toimitus-, palautus- ja väärinkäytöstietoja.

Kun yhteystieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, ensimmäinen tarjouspyyntökutsu sisältää tiedon käsittelystä ja linkin tähän selosteeseen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

  • yrityksen ja yhteyshenkilön tiedot: yrityksen nimi, julkinen yhteydenottokanava, yhteystieto, mahdollinen yhteyshenkilön nimi sekä tiedon julkinen lähde;
  • tarjouspyyntö- ja tarjoustiedot: luottamuksellinen tarjouslinkki, tarjouspyynnön tila, avausajankohta, luonnos, kysymysvastaukset, lähetys- ja toimitustiedot sekä tilaajan päätös;
  • maksu- ja laskutustiedot: maksun ja maksutapahtuman tunnisteet, summa, maksun tila, laskutusosoite, maksunvälittäjän asiakastunniste ja verotunniste, jos se annetaan;
  • peruutus- ja kieltotiedot: kielletty osoite tai verkkotunnus, kiellon syy ja lähde, peruutusajankohta, yrityksen poistopyyntö Helmi Searchin hakutuloksista ja siihen vapaaehtoisesti annettu perustelu sekä uusi yhteystieto, johon tarjouspyynnöt pyydetään ohjaamaan;
  • markkinointitiedot: markkinointikiellon käyttö ja ajankohta;
  • ehtojen hyväksymistiedot: hyväksytty ehtoversio ja hyväksymisen ajankohta;
  • tekniset ja tietoturvatiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, istuntotiedot, lokit sekä automaattisen väärinkäytön ja bottiliikenteen torjunnassa muodostuvat signaalit; ja
  • vapaamuotoiset tiedot: muut tiedot, jotka käyttäjä sisällyttää tarjouspyyntöön, vastaukseen, tukipyyntöön tai vapaaehtoiseen perusteluun.

Peruutuslinkin avaaminen voi merkitä osoitteen kieltolistalle automaattisesti. Tallennamme lisäksi sen, onko kielto syntynyt linkin avaamisesta vai käyttäjän erillisestä valinnasta.

5. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Tarjouspyyntökutsun toimittaminen

Käsittelemme yrityksen julkista yhteystietoa toimittaaksemme Helmi searchin käyttäjän B2B-tarjouspyynnön yritykselle. Oikeusperuste on oikeutettu etumme välittää yritykselle sen toimintaan liittyvä tarjouspyyntö (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Olemme huomioineet tasapainotuksessa, että käytämme yrityksen julkiseksi ilmoittamaa kanavaa, ensimmäisessä viestissä näytetään vain rajattu esikatselu ilman tilaajan suoria yhteystietoja, kutsu kohdistuu yritykseen sen liiketoiminnan perusteella ja uusien kutsujen kieltäminen on helppoa. Emme käytä tätä perustetta kuluttajamarkkinointiin.

Duer voi oikeutetun etunsa perusteella tarkistaa tarjouspyynnön väärinkäytösten estämiseksi. Tämä ei tarkoita, että jokainen pyyntö tarkistetaan.

Tarjouspyynnön avaaminen ja tarjouksen käsittely

Käsittelemme tarjouslinkkiä, luonnosta, vastauksia ja palveluviestejä sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai yrityksen pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Maksu, laskutus ja verotus

Käsittelemme maksu- ja laskutustietoja sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä kirjanpito- ja verovelvoitteidemme noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdat).

Kiellot, peruutukset ja yhteystiedon vaihtaminen

Käsittelemme osoite- ja verkkotunnuskieltoja, yrityksen poistopyyntöä, uutta yhteystietoa sekä viestien palautus- ja valitustietoja oikeutetun etumme perusteella. Tarkoituksena on toteuttaa yrityksen pyyntö, estää kielletyn yhteystiedon lisääminen uudelleen ja välttää viestien lähettäminen toimimattomaan tai viestit kieltäneeseen osoitteeseen.

Tietoturva ja väärinkäytösten esto

Käsittelemme teknisiä tietoja oikeutetun etumme perusteella palvelun, käyttäjien ja tietojen suojaamiseksi sekä automaattisen väärinkäytön ja bottiliikenteen estämiseksi.

Helmi-tuotteiden B2B-markkinointi

Voimme käsitellä Helmi businessia käyttäneen yrityksen yhteyshenkilön tietoja Helmi-tuotteita koskevaan suoramarkkinointiin oikeutetun etumme perusteella (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) yhdessä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §:n kanssa. Markkinointi kohdistuu oikeushenkilöön ja liittyy yrityksen käyttämään palveluun. Jokaisessa markkinointiviestissä on peruutuslinkki tai vastaava helppo kielto-oikeus.

Tarjouspyyntökutsu ei ole Helmi-tuotteiden markkinointiviesti, eikä kutsun vastaanottaminen tai käyttöehtojen hyväksyminen ole markkinointisuostumus.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Voimme luovuttaa tai antaa pääsyn henkilötietoihin seuraaville vastaanottajaryhmille vain tarpeellisessa laajuudessa:

  • tallennus- ja pilvipalvelujen tarjoajat;
  • maksunvälittäjä, joka voi toimia osin itsenäisenä rekisterinpitäjänä;
  • kutsu-, vahvistus-, päätös- ja markkinointiviestejä välittävät viestintäpalvelut;
  • tietoturva- ja bottisuojapalvelut;
  • Helmi searchin käyttäjä, joka näkee yrityksen tarjousvastaukset;
  • Duerin henkilöstö ja toimeksiannosta toimivat henkilöt, kun se on tarpeen tuelle, kirjanpidolle, palvelun tuottamiselle tai väärinkäytösten estämiselle; sekä
  • viranomaiset, kun laki sitä edellyttää.

Muut samaan tarjouspyyntöön kutsutut yritykset eivät näe yrityksen tarjousta.

7. Kansainväliset henkilötietojen siirrot

Tietojen tallennuksessa, maksujen käsittelyssä, viestinnässä ja tietoturvassa käytettävät palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Kun henkilötietoja siirretään alueelle, jonka tietosuojan tasoa Euroopan komissio ei ole todennut riittäväksi, käytämme sovellettavan lain mukaista siirtoperustetta ja suojatoimia, kuten Euroopan komission vakiolausekkeita, sekä tarvittaessa täydentäviä teknisiä ja organisatorisia suojatoimia.

8. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi:

  • tarjouspyyntö- ja tarjoustietoja säilytetään tarjouspyynnön ja tarjouksen elinkaaren sekä perusteltujen sopimus-, vastuu- ja selvitystarpeiden ajan;
  • maksu- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään sovellettavan kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämän ajan, tyypillisesti vähintään kuusi vuotta;
  • teknisiä lokeja ja tietoturvatietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen häiriöiden selvittämiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi; ja
  • osoite-, verkkotunnus- ja markkinointikielto säilytetään aktiivista lähetysjaksoa pidempään ja niin kauan kuin se on tarpeen kiellon noudattamiseksi.

Luottamuksellinen tarjouslinkki säilyy osana tarjousta, ei erillisenä rekisterinä. Jos Helmi searchin käyttäjä poistaa projektinsa, avoin tarjouspyyntö perutaan ja yrityksen pääsy siihen voi katketa. Yrityksen tarjous ja tarjouspyynnön sisältö voivat silti säilyä edellä kuvattujen tarpeiden ajan. Jo jätetyn, hylätyn tai vanhentuneen tarjouksen tila säilyy ennallaan.

Kun tietoa ei enää tarvita, poistamme tai anonymisoimme sen turvallisesti, ellei laki edellytä säilyttämistä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä voi olla oikeus:

  • saada vahvistus henkilötietojensa käsittelystä ja pääsy tietoihinsa;
  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua;
  • pyytää tietojen poistamista;
  • pyytää käsittelyn rajoittamista;
  • saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen ja on automaattista;
  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella; ja
  • tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Kiellon voi tehdä jokaisessa markkinointiviestissä olevalla linkillä. Uudet tarjouspyyntökutsut voi kieltää kutsun peruutuslinkillä. Nämä kiellot eivät estä jo avattuun tarjouspyyntöön liittyviä välttämättömiä palveluviestejä.

Tietojen täydellinen poistaminen voi johtaa siihen, että julkinen yhteystieto löytyy myöhemmin uudelleen. Tämän vuoksi voimme säilyttää mahdollisimman suppean kieltomerkinnän, vaikka muut tiedot poistetaan.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen privacy@helmi.ai. Voimme pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

10. Maksutiedot

Maksaminen tapahtuu ulkopuolisen maksunvälittäjän palvelussa. Maksunvälittäjä käsittelee maksuvälineen täydelliset tiedot omien ehtojensa ja tietosuojaselosteensa mukaisesti. Maksuväline voi olla yrityksen edustajan henkilökohtainen.

Duer saa maksun käsittelyä, kirjanpitoa ja tukea varten esimerkiksi maksun tunnisteen, summan, maksun tilan, laskutusosoitteen, maksunvälittäjän asiakastunnisteen ja verotunnisteen, jos se annetaan. Duer ei tallenna maksukortin täydellistä numeroa. Maksaminen ei edellytä Helmi business -yritystiliä.

11. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Helmi businessin omilla sivuilla ei käytetä analytiikkaevästeitä. Palvelu käyttää kuitenkin toiminnan kannalta välttämättömiä selain- ja istuntotallenteita sekä ulkopuolisen palveluntarjoajan tekniikkaa automaattisen väärinkäytön ja bottiliikenteen estämiseen. Tekniikka voi käsitellä IP-osoitetta, selain- ja laitesignaaleja ja tallentaa selaimeen teknisiä tunnisteita. Näitä tietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella kohdassa 7 kuvatuin suojatoimin.

Näitä välttämättömiä tekniikoita käytetään palvelun suojaamiseen ja käyttäjän pyytämän toiminnon toteuttamiseen, eikä niitä käytetä käyttäytymiseen perustuvaan mainontaan.

Maksaminen tapahtuu maksunvälittäjän omalla sivulla. Maksunvälittäjä vastaa omalla sivullaan käyttämistään evästeistä ja vastaavista tekniikoista oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.

12. Markkinointisivu, tarjouslinkki ja viestit

Helmi businessin julkisella markkinointisivulla voidaan esitellä myös Helmi Editoria. Helmi Editorissa käsiteltävät video- ja tilaustiedot eivät kuulu tähän selosteeseen.

Tarjouspyyntöihin liittyvissä vaiheissa tietoja näytetään seuraavasti:

  • ensimmäisessä kutsussa yritys saa otsikon ja rajatun esikatselun, mutta ei tilaajan nimeä tai suoria yhteystietoja;
  • koko tarjouspyynnön avaamisen jälkeen yritys näkee tilaajan kirjoittaman sisällön, joka voi sisältää henkilötietoja;
  • tarjouksen vahvistusviestissä voidaan toistaa yrityksen vastaukset;
  • jos tilaaja haluaa jatkaa keskustelua, yritykselle luovutetaan tilaajan nimi ja yhteystiedot suoraa yhteydenottoa varten;
  • hylkäysviestissä tilaajan henkilöllisyyttä ei luovuteta; ja
  • markkinointiviesti sisältää yrityksen yhteystiedon ja kielto-oikeuden, mutta ei tarjouspyynnön tilaajan henkilötietoja.

Peruutuslinkin avaaminen lisää vastaanottajan osoitteen kieltolistalle. Peruutussivulla annettu yrityksen poistopyyntö voi lisäksi tallentaa yrityksen tai verkkotunnuksen ja vapaaehtoisen perustelun. Tarjouspyyntöjen ohjaaminen toiseen osoitteeseen tallentaa uuden yhteystiedon. Jos valinta syntyi vahingossa, sen kumoamista voi pyytää osoitteesta hello@helmi.ai.

13. Lapset ja kuluttajat

Helmi business on tarkoitettu yrityksille ja elinkeinonharjoittajille liiketoimintaa varten. Palvelua ei ole tarkoitettu lapsille, emmekä tietoisesti kerää lasten henkilötietoja.

14. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten siirtoyhteyksien salauksella, pääsynhallinnalla, luottamuksellisilla tarjouslinkeillä, lokituksella ja väärinkäytösten torjunnalla. Pääsy tietoihin rajataan työtehtävien perusteella.

Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus aiheuttaa lain tarkoittaman riskin, ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa rekisteröidyille yleisen tietosuoja-asetuksen 33 ja 34 artiklan mukaisesti.

15. Selosteen muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta palvelun, käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio ja voimaantulopäivä julkaistaan tällä sivulla. Ilmoitamme olennaisista muutoksista palvelussa tai muulla kohtuullisella tavalla.

16. Yhteystiedot

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt:

Duer Oy, Y-tunnus 3471255-9

Metsänhoitajankatu 4 d 45, 00790 Helsinki

privacy@helmi.ai

Palvelua, tarjouspyyntökieltoja ja vahingossa tehtyjen peruutusten kumoamista koskevat yhteydenotot: hello@helmi.ai.

Helmi businessin sopimusehdot ovat käyttöehdoissa.